担当者がそれぞれの判断でAIを使い始めると、便利な一方で、入力してよい情報や公開前の確認方法に差が生まれます。個人情報や未公開情報を誤って入力したり、AIの文章を確認せず公開したりする可能性もあります。
最初から長い規程を作る必要はありません。現場で迷いやすい場面を整理し、誰でも守れる短いルールから始めます。
ここでは、EC企業が最低限決めておきたい7項目を紹介します。
1．利用してよいAIツール
会社が確認したAIサービスと利用目的を明確にします。個人アカウントで自由に使うのか、会社アカウントへ統一するのかも決めます。
新しいサービスを使いたい場合の確認先を決めておくと、担当者が勝手に機密情報を入力することを防ぎやすくなります。
2．入力してはいけない情報
お客様の氏名、住所、電話番号、注文情報、未公開の商品、取引先の秘密、契約書、パスワード、APIキーなど、入力禁止情報を具体的に書きます。
『機密情報は禁止』だけでは判断が分かれるため、EC業務で実際に扱う情報を例にします。
3．公開前の確認と承認者
AIが作った文章、画像、分析結果を誰が確認するかを決めます。商品情報は商品担当、販促条件はEC責任者、重要な表現は専門知識のある担当者というように分けます。
AIの出力をそのまま自動公開しないことも、基本ルールとして明記します。
4．画像・文章・権利の扱い
AI生成物の商用利用条件、他社の文章や画像を入力するときのルール、実物と異なる画像の表示方法を決めます。
法律上の判断が必要な場合は、AIの回答だけで決めず、社内責任者や専門家へ確認します。
5〜7．アカウント・記録・事故対応
残りの3項目も、運用開始前に決めておきます。
- アカウント管理：共有方法、退職・異動時の停止、二段階認証
- 利用記録：使用したツール、作成者、確認者、元資料、公開日
- 事故対応：誤入力や誤公開に気づいた際の連絡先と対応手順
3行の簡単なルールから始める
最初は、『個人情報を入力しない』『AIの出力をそのまま公開しない』『迷ったら責任者へ確認する』という短いルールから始めても構いません。
実際に起きた迷いや失敗を記録し、月に一度見直します。使われない規程を作るより、現場に合わせて更新することが大切です。
まとめ
EC企業のAI社内ルールでは、利用ツール、入力禁止情報、公開前確認、権利、アカウント、記録、事故対応を決めます。難しい表現を避け、具体例を使って担当者が判断できる内容にしましょう。
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