12月28日の朝。管理画面を開くと、夜のうちに注文が3件入っている。休業案内を載せ忘れていたと気づいたのは、「いつ届きますか」の問い合わせが2通続いた後でした。
休業案内の文面は、毎年ほとんど同じです。それでも抜けるのは、書くことではなく「どこに出すか」が決まっていないから。受注メールに入っていない、モールの設定を忘れていた。その抜けが問い合わせになります。
年末年始を迎える前に、案内を出す場所の一覧、AIで3種類の文面を一度に作るプロンプト、配送遅延が起きたときの連絡の順番をまとめました。
【この記事でわかること】
- 休業案内を出す場所の一覧と、抜けやすい場所
- AIに渡す情報と、一度に作ってもらう3種類の文面
- 配送遅延が起きたときの連絡の順番と年明けの立ち上がり
1．案内文は「どこに出すか」を先に決める
文面を書く前に、出す場所を全部書き出します。だいたい次の7か所です。
- トップページのお知らせ欄
- 商品ページ（配送案内の欄）
- カート・購入手続きの画面
- 受注メール（自動返信）
- モールの休業設定・発送日設定
- SNSのプロフィールと固定投稿
- LINEの応答メッセージ
保湿クリームを定期的に買うお客様を思い浮かべてみます。いつもの商品ページから、いつものようにカートへ進む。トップは見ません。商品ページとカートに案内がなければ、休業中に注文して年明けまで待つことになります。
休業案内は、お客様が注文する直前の画面に出ていなければ意味がありません。
2．AIに渡す情報と、作ってもらう文面
AIに渡すのは、決まった事実だけです。休業期間、最終受付日時、発送再開日、休業中の問い合わせ対応、年内到着の目安。この5つを渡せば、サイト用・受注メール用・SNS用の3種が一度に出てきます。
コピー用プロンプト：年末年始の案内文を3種類つくる
以下の情報をもとに、ネットショップの年末年始の休業案内を3種類作ってください。
■店舗情報
・店舗名：【 】
・休業期間：【 】
・最終受付日時：【 】
・発送再開日：【 】
・休業中の問い合わせ対応：【 】
・年内到着の目安：【 】
■作るもの
1. サイトのお知らせ用（150字以内、見出し付き）
2. 受注メール（自動返信）に差し込む一文（80字以内）
3. SNS投稿用（100字以内、絵文字なし）
■条件
・お詫びは一度だけ。
・情報がない内容は推測せず「要確認」と表示してください。
・禁止表現：最上級表現（最安・No.1など）、効能の断定、根拠のない数値。出てきた文面で人が確認するのは日付だけです。AIが書いた案内文は、日付を2回読んでから貼ります。
3．配送遅延が起きたときの連絡文
12月は、どれだけ準備しても配送が遅れることがあります。遅れたときの連絡は、聞かれる前に出すのが基本です。
順番は決まっています。謝罪→現状（どこで止まっているか）→到着の目安→お願い（受け取り方法、キャンセル・返品の案内）。この順なら「結局いつ届くのか」が数行で伝わります。
たとえばステンレスボトルの注文なら、「配送会社の繁忙により【 】の到着見込みです。お急ぎの場合はキャンセルも承ります」と、事実と選択肢を並べます。
配送会社の繁忙期の案内は毎年変わります。本文に日付を入れず「【 】時点の配送会社の案内」の形にして、送る直前に差し替えます。
遅延の連絡は、謝罪の長さではなく、到着の目安が書いてあるかで評価されます。
4．モールの休業設定と発送時期の表示を合わせる
案内文を出しても、モールの設定が平常どおりなら、お客様の画面には「通常発送」と出続けます。管理画面の休業日・発送日の設定も変えます（名称は出店先の公式ヘルプで確認）。
合わせるのは3か所。モールの休業設定、商品ページの配送案内、特定商取引法に基づく表記の「引渡時期」です。言っていることが違うと、お客様はどれを信じればいいか分かりません。
引渡時期は特定商取引法で表示が求められる項目です。「◯営業日以内に発送」が休業で守れない期間があるなら、その期間だけ表示を変えておきます（公開前に出店先の規約で確認）。
案内文と設定と表記、3か所の日付がそろって初めて休業案内は完成です。
5．年明けの再開メッセージと、問い合わせの立ち上がり
再開のお知らせは短くて構いません。「本日より発送を再開しました。休業中のご注文は【 】より順次発送します」。これで十分です。
年明けの最初の営業日は、たまった問い合わせが一気に来ます。返信の優先順位を先に決めておけば慌てません。
- 配送状況の確認（「届いていない」「いつ届くか」）
- 注文内容の変更・キャンセル
- 商品の使い方やその他の質問
配送状況の返信は、受注番号と発送予定を渡せばAIが下書きを作れます。型は『AIで問い合わせ返信テンプレートを作る方法｜ECで使える10例』にあります。年末全体の段取りは『年末商戦の準備をAIで前倒しする：11月〜12月の段取り表』をご覧ください。
年明けの問い合わせは、配送状況から先に返すと全体が早く片づきます。
よくある質問
休業中の注文は受け付けないほうがいいですか？
受け付けて構いません。条件は「発送は◯日から順次」と、注文前の画面と受注メールの両方に書くことです。受け付けを止めると、年明けの注文の立ち上がりが遅れます。休業中も注文できて、いつ届くかが分かる状態が、双方に負担の少ない形です。
自動返信メールには何を書けばいいですか？
いつもの受注確認の文面に、休業期間、発送再開日、返信が再開後になることの3点を足します。冒頭に2〜3行あれば十分です。受注メールはお客様が必ず読むので、トップのお知らせより確実に届きます。日付の差し替え忘れだけ確認します。
まとめ
休業案内は、文面より先に出す場所を決めます。注文直前の画面と受注メールが抜けやすい場所です。
文面は事実だけをAIに渡して3種を一度に作り、日付だけ人が確認します。
配送遅延の連絡は謝罪→現状→到着目安→お願いの順。モールの設定と引渡時期の表示も同じ日付にします。
【今日からできる3ステップ】
- 休業期間と最終受付日時を決めて、1行で書く
- 案内を出す場所を5つ書き出し、抜けている場所に印をつける
- AIに3種の文面を作らせ、日付だけ人が確認して貼る
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